Les clés d'une expérience réussie pour superviser un stagiaire
Saviez-vous que la durée moyenne d’un stage en entreprise en France est d’environ 7 semaines ? Mais il ne peut excéder plus de 6 mois. C’est une période précieuse qui permet aux stagiaires d’acquérir une expérience pratique et de développer leurs connaissances dans leur domaine d’études.
Comparée à un stagiaire, la durée d’un alternant est généralement plus longue, allant d’un à trois ans, en alternant structure de formation et entreprise. L’alternant est obligatoirement rémunéré. Cette différence souligne l’engagement plus profond de l’alternant à se former en entreprise et à approfondir ses compétences dans le cadre d’un programme d’études spécifique.
La triste réalité est que de nombreux stagiaires rencontrent des difficultés pour trouver une entreprise prête à les accueillir. Le marché du stage est souvent compétitif, ce qui rend ardu pour les étudiants de trouver des opportunités de stage correspondant à leurs aspirations et à leurs besoins. C’est ainsi que le stagiaire ne choisit pas obligatoirement son entreprise d’accueil.
Onboarding et offboarding : des étapes cruciales
En tant que TPE ou entrepreneur, superviser un stagiaire peut être à la fois excitant et intimidant. Vous voulez vous assurer que cette expérience soit positive pour vous et pour le stagiaire, tout en maximisant les bénéfices pour votre entreprise et lui. Pour y parvenir, il est essentiel de bien comprendre les étapes cruciales de l’onboarding et de l’offboarding.
L'onboarding
L’accueil du stagiaire, est la première étape clé de cette expérience. Imaginez-vous accueillir un invité à votre domicile. Vous souhaitez lui montrer les lieux, lui expliquer les règles et lui donner toutes les informations nécessaires pour qu’il se sente à l’aise et en confiance. Le truc important, les toilettes, où se laver les mains, penser avec quoi il les sèche.
Il en va de même pour le stagiaire. Savoir les outils mis à sa disposition, ses temps de pause, la posture attendue, comment et quand il peut vous interpeler pour de l’aide, où manger. Prenez le temps de lui présenter votre entreprise, sa mission et ses objectifs. Si vous n’avez pas le temps, ou que vous avez l’impression de vous répéter, pourquoi ne pas créer un livret d’accueil pour cet aspect ? Expliquez-lui clairement quelles seront ses responsabilités et les attentes que vous avez à son égard. Calez ensemble un créneau de points réguliers. Cette transparence dès le début permet de poser des bases solides pour une collaboration fructueuse.
L'offboarding
La fin du stage approche. Et savoir accompagner le stagiaire à son retour en centre de formation ou à l’école se gère aussi. L’offboarding est souvent négligé, mais il est tout aussi important que l’onboarding.
Imaginez-vous quitter votre ancien emploi sans avoir l’occasion de faire le bilan de votre expérience, de recevoir des commentaires constructifs ou de bénéficier d’un accompagnement pour la suite de votre carrière. Ce serait décevant, n’est-ce pas ? Mais aussi dire au revoir à l’équipe…, Il en va de même pour un stagiaire. Récupérer le rapport de stage, proposer un questionnaire de “satisfaction du stagiaire” sur différents points sont instructifs. À la fin de son stage, prenez le temps de faire un bilan avec lui. Discutez de ses réalisations, de ses points forts et des domaines où il peut encore progresser. Offrez-lui des conseils et des recommandations pour son avenir professionnel. Cela montre votre investissement dans son développement personnel et renforce votre réputation en tant qu’employeur attentionné. Proposez une lettre de recommandation si le stage a été un rêve partagé. N’oubliez pas de passer en revue l’administratif : feuille d’émargement, attestation de stage, évaluation du stagiaire, dossier professionnel.
Pourquoi je le fais à la toute fin maintenant ? J’ai eu des abandons, des personnes qui ont vécu deux stages : une première moitié laborieuse, une deuxième laxiste. Et renvoyer au centre de formation une évaluation actualisée est déplaisante tant pour le tuteur que l’élève.
L’onboarding et l’offboarding sont les piliers d’une expérience réussie lors de la supervision d’un stagiaire. C’est comme pour les dissertations, l’introduction et la conclusion sont 80% de la note, le reste est survolé par le correcteur aux épreuves.
Accompagnement tout au long du stage
Rôle de l'encadrement dans le suivi du stagiaire
Disponibilité et ouverture d’esprit
Le tuteur se doit d’être disponible, d’avoir une communication claire et de rendre un feedback régulier. Et ce dans un but : favoriser le développement des compétences. Soyez disponible pour répondre aux questions du stagiaire, pour le guider et l’orienter tout au long de son stage.
Pédagogie au plus près du terrain
Pour favoriser le développement des compétences du stagiaire, assignez-lui des tâches intéressantes et stimulantes. Offrez-lui des opportunités de mettre en pratique ses connaissances et de développer de nouvelles compétences. Impliquez-le dans des projets concrets et encouragez-le à prendre des initiatives. Cela lui permettra de gagner en confiance et de progresser dans son parcours professionnel. Le but est que votre stagiaire puisse être un bon professionnel, voire un potentiel futur collaborateur.
Organisation dans l’entreprise
En ce qui concerne l’organisation entrepreneuriale pour l’accueil de stagiaires, assurez-vous de mettre en place un processus clair et structuré. Posez-vous les bonnes questions avant d’accepter l’accueil de stagiaires. Qui sera l’encadrant ? Aime-t-il encadrer, accompagner et expliquer ? Le calendrier de l’entreprise permet-elle l’accueil au moment du stage (formation interne, turn over de l’équipe, surcharge de travail, période de creux, restructuration, période de congé partiel ou complet) ? Le tuteur pourra-t-il aider et a-t-il les compétences en cas de difficulté ou lacune du stagiaire ?
Organisez votre entreprise de manière à faciliter l’accueil des stagiaires. Vous créerez un environnement propice à la croissance professionnelle du stagiaire et vous bénéficierez d’une collaboration mutuellement bénéfique.
J’aime la fois où on m’a dit lors de mon premier stage à 38 ans : « On a la même qualité d’accueil d’un stagiaire que d’un client. » Bon ici, c’est dans le cadre médical puisque je me destinais au beau métier d’aide-soignante. Le client ici, c’est le patient.
Les dérives d'entrepreneurs sur le travail confié aux stagiaires
Abordons un sujet important : les dérives d’entrepreneurs quant au travail confié aux stagiaires. Malheureusement, il existe des situations où les stagiaires sont exploités ou surchargés de travail au détriment de leur développement personnel et professionnel. Ce sont des pratiques néfastes.
Le stagiaire est un apprenant
Tout d’abord, il est crucial de comprendre pourquoi nous prenons un stagiaire. Un stagiaire est avant tout un apprenant, une personne qui souhaite acquérir de l’expérience et développer ses compétences dans un environnement professionnel. Engager un stagiaire ne doit jamais être considéré comme un moyen d’économiser de l’argent ou d’obtenir une prestation de services gratuite. C’est une opportunité d’encadrer et de soutenir un futur professionnel. Si vous pouvez l’aider en cas de difficulté dans une mission, il peut être votre stagiaire.
Une question de secteur d’activités
Malheureusement, certaines dérives se produisent lorsque le tuteur n’a pas les compétences requises dans les missions confiées au stagiaire. Si vous n’avez pas les compétences, c’est qu’en fait vous devriez payer un prestataire de services. C’est une pratique courante dans la communication, le montage video.
Par exemple, demander à un stagiaire de réaliser un montage vidéo professionnel sans les outils appropriés ou les connaissances nécessaires est injuste et contre-productif. Cela peut conduire à une expérience décevante pour le stagiaire et à un résultat insatisfaisant pour l’entreprise. Un stage doit apporter aux trois parties signataires :
au centre de formation pour assurer à l’apprenant de développer des acquis pratiques, la notion d’organisation.
à l’entreprise de se mettre à jour sur des nouvelles notions et approches. Et oui, la réciprocité des savoir-être, savoir-faire et des apprentissages existe.
au stagiaire de monter en compétences terrain et de se visualiser en tant que professionnel dans son secteur.
Ce que dit la loi
Pour ces trois parties, dans la convention, des droits et des devoirs sont requis. Il est primordial de respecter les droits des stagiaires et d’éviter toute forme de salariat déguisé.
Les stagiaires ne doivent pas être considérés comme des employés à part entière, mais plutôt comme des apprenants bénéficiant d’une expérience pratique. Il est important de connaître la définition légale du stage et de s’assurer de respecter les limites fixées par la loi.
Un stagiaire ne fait pas partie de la masse salariale. Une convention est encadrée par la loi (code de l’Education et code du Travail). Quelques conditions à la volée : un tuteur ne peut prendre en charge que 3 stagiaires simultanément. Une entreprise de moins de 20 de salariés, pas plus de 3 en même temps. La période de carence de l’accueil d’un nouveau stagiaire est d’1/3 de la période précédente. Un stagiaire ne remplace pas un salarié absent, n’a pas d’obligation de résultat ou de production, n’est pas présent pour les périodes de tension, et surtout n’effectue pas les tâches courantes que ferait un salarié.
Avenant de convention possible
En cas de mésentente, de conflit ou de manque de tutorat, les conséquences peuvent être préjudiciables pour les trois parties impliquées. Cela peut se traduire par un manque de rendus, une fin de stage prématurée, un sentiment d’échec pour le stagiaire et un manque de compétence pour l’entreprise, un abandon dans la scolarité ou de formation au retour du stagiaire.
Des dérives sont possibles dans le travail confié aux stagiaires, et courantes. Engager un stagiaire doit être basé sur un véritable désir de contribuer à sa formation et à son développement professionnel. Assurez-vous que les missions confiées correspondent aux compétences du stagiaire et fournissez-lui les ressources nécessaires pour les accomplir. Respectez les droits des stagiaires et évitez toute forme de salariat déguisé. En agissant de la sorte, vous contribuerez à créer une expérience positive et bénéfique pour toutes les parties impliquées. Je finirai par dire pas de bizutage, de défouloir de certains salariés. Certains stagiaires d’aujourd’hui seront vos collaborateurs de demain… Et peut-être notre N+1 !
