La règle des 2 minutes d'Allen

Dans le célèbre récit d’Alice au pays des merveilles, le lapin blanc incarne une course effrénée contre le temps. Toujours pressé et en retard, il symbolise l’agitation et le désordre qui peuvent s’emparer de notre vie professionnelle et personnelle. Cependant, si le lapin d’Alice appliquait la méthode des « 2 minutes d’Allen », il pourrait enfin échapper à cette frénésie chronique. Cette méthode, popularisée par David Allen, offre des avantages indéniables pour les entrepreneurs soucieux d’organisation, d’efficacité et de productivité.

Cette fameuse méthode propose une approche simple et pratique pour gérer les tâches de moindre importance. Plutôt que de les remettre à plus tard, cette méthode encourage à traiter immédiatement les tâches qui peuvent être accomplies en moins de deux minutes. Cela permet de réduire le stress lié à la procrastination et d’éviter l’accumulation de petites tâches qui peuvent devenir accablantes.

En identifiant et en traitant rapidement les tâches rapides, les entrepreneurs peuvent éviter de se laisser distraire par des tâches mineures et se concentrer sur les tâches plus importantes et plus complexes. Cela favorise une meilleure gestion du temps, réduit les interruptions et améliore la concentration, ce qui conduit à une augmentation de l’efficacité et de la productivité globale.

En appliquant la méthode des « 2 minutes d’Allen », les entrepreneurs peuvent également réduire le stress et l’anxiété liés à la gestion des tâches. En gérant immédiatement les tâches simples, on se libère de la charge mentale constante que représentent les tâches en attente. Cela permet de profiter d’une plus grande tranquillité d’esprit et de se concentrer sur des tâches plus significatives et stimulantes.

Maintenant, que détaillent les « 2 minutes d’Allen » en vrai ?

gérer son temps est vital pour un entrepreneur

Expliquer l'idée de traiter immédiatement les tâches qui prennent moins de deux minutes.

L’idée principale des « 2 minutes d’Allen » est de traiter immédiatement les tâches qui peuvent être accomplies en moins de deux minutes. Cela signifie que dès qu’une tâche est identifiée et qu’elle nécessite peu de temps et d’efforts, passer à l’action immédiatement, sans la reporter serait la meilleure solution. A condition, que cette tâche ne soit pas cumulée à une autre de ce type, ou bien qu’elle soit une étape intermédiaire.

Cette approche repose sur le principe de l’efficacité et de l’élimination des petites tâches qui peuvent s’accumuler et entraver notre productivité. Un peu comme les moutons sous le lit. Il y a un vrai effet boules de neige.

Exemples concrets de tâches courantes qui peuvent être accomplies en moins de deux minutes.

Voici quelques exemples de tâches courantes rapides à traiter :

Répondre à un e-mail simple qui ne nécessite pas de recherche ou de réflexion approfondie (si possible d’après un template ou faire du semi-automatique).

Confirmer une réunion ou un rendez-vous dans notre calendrier. On a confirmé, on n’a pas zappé. Pas de report de date, car on a oublié de confirmer (en tout cas pour ce motif).

Envoyer un message rapide à un confrère pour lui demander une information.

Faire une brève recherche sur Internet pour trouver une réponse à une question simple du type oui/non.

Noter une idée ou une tâche dans notre liste de choses à faire. Parce que l’idée a tendance à jouer l’étoile filante. Une fois passée, faites un vœu pour la retrouver.

Envoyer un document ou un fichier par e-mail (si vous n’avez pas à la chercher dans vos dossiers pas obligatoirement bien classés).

Lire et archiver un document court ou une notification (moins d’1/2 page).

Ces exemples illustrent des tâches qui peuvent être rapidement accomplies sans nécessiter beaucoup de temps ou de ressources. En les traitant immédiatement, on évite de les laisser s’accumuler et de perdre du temps à les gérer plus tard. Mais surtout les zapper. Cerise sur la gâteau, les idées une fois couchées dans votre boîte à idées pourront être classées en tant que bonnes, ou pas selon votre besoin. Si elle reste longtemps à prendre la poussière, comme une tâche ou un projet, c’est qu’elle peut être effacée.

Conseils sur la façon de prioriser les tâches

Pour prioriser les tâches et décider si elles peuvent être effectuées rapidement ou nécessitent une action plus approfondie, il est utile de suivre quelques conseils :

Évaluez l’urgence et l’importance : Classez vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance la veille le matin même de votre journée de labeur. Les tâches qui sont à la fois urgentes et importantes doivent être traitées en priorité, même si elles prennent plus de deux minutes. Les tâches qui sont moins urgentes ou moins importantes peuvent être considérées pour les « 2 minutes d’Allen ».

Anticipez les interruptions : Si vous savez que vous serez fréquemment interrompu dans votre travail, gardez à l’esprit que les « 2 minutes d’Allen » peuvent être une stratégie efficace pour gérer ces interruptions et maintenir votre productivité sur ce bloc de temps.

Soyez réaliste : Évaluez honnêtement la durée nécessaire pour accomplir une tâche. Si vous pensez qu’elle peut être terminée en moins de deux minutes, agissez immédiatement. Si vous estimez qu’elle nécessitera plus de temps, envisagez de la reporter ou de la planifier pour un moment plus approprié.

Utilisez votre intuition : Si vous hésitez entre traiter une tâche rapidement ou la reporter, faites confiance à votre intuition. Parfois, vous aurez besoin de prendre une décision rapide pour avancer, tandis que d’autres fois, il sera préférable de consacrer plus de temps et d’efforts pour accomplir une tâche de manière plus approfondie.

 

En appliquant ces conseils, vous pourrez mieux prioriser vos tâches et décider si elles peuvent être traitées en un éclair de Buzz, ou nécessitent une action plus approfondie ou réfléchie. Les « 2 minutes d’Allen » offrent une approche pratique pour gérer efficacement les petites tâches et maintenir votre productivité tout en évitant la procrastination et le sentiment d’être submergé. Toutes ces petites tâches cumulées peuvent sembler longues à réaliser à la suite, car on les mélange. Alors, que l’énergie est partie pour les grosses missions.

Outils et applications pour gérer "Les 2 minutes d'Allen"

Outils de gestion des tâches populaires qui peuvent aider à mettre en pratique la méthode

Il en existe plusieurs. Certains sont :

Todoist : C’est une application de listes de tâches, permettant de les organiser en catégories et de définir des rappels, des échéances. Vous apprenez à prioriser.

Trello : Trello est une application de gestion de projet basée sur des tableaux. Vous pouvez créer des listes de tâches et les organiser en colonnes, ce qui permet de visualiser facilement l’état d’avancement des différentes tâches. Trello est idéal pour suivre les progrès des tâches et collaborer avec d’autres personnes. C’est une méthode de type Kanban, à imaginer comme un tableau en liège muni de colonnes et des posts-its de tâches avec des checklists et des dates butoirs. C’est mon outil préféré.

Microsoft To Do : Il s’agit d’une application de gestion des tâches qui permet de créer des listes de tâches, de les organiser en fonction de leur importance et de définir des rappels. Microsoft To Do est intégré à d’autres services Microsoft tels que Outlook, ce qui facilite la synchronisation des tâches et des rappels.

Google Keep : C’est une application de prise de notes qui permet également de créer des listes de tâches. Google Keep est simple et facile à utiliser.

Evernote : Evernote est une application de prise de notes qui offre une grande flexibilité pour organiser et gérer les tâches. Vous pouvez créer des notes, des listes de tâches et même ajouter des rappels pour vous aider à suivre vos engagements.

il est rapide de confirmer un rdv professionnel, mais aussi de le zapper de son agenda en accumulant les petites tâches

Conseils sur la manière d'utiliser ces outils pour gérer les "2 minutes d'Allen"

En voici sur la manière d’utiliser ces outils de manière efficace :

Selon votre préférence à la gestion des tâches, privilégiez un classement en urgent et prioritaire/ rapide et prioritaire/non urgent et non prioritaire.

Créez une liste spécifique pour les « 2 minutes d’Allen » : Dans l’outil de gestion des tâches que vous utilisez, créez une liste dédiée aux tâches qui peuvent être accomplies en moins de deux minutes. Dans la deuxième section des urgents et prioritaires en haut de cette liste. Cela vous permettra de les distinguer clairement des autres tâches plus complexes ou qui nécessitent plus de temps.

Utilisez des libellés ou des étiquettes : Si votre outil de gestion des tâches le permet, utilisez des libellés ou des étiquettes pour marquer les tâches qui peuvent être accomplies en moins de deux minutes. Cela vous permettra de les repérer rapidement et de les traiter en priorité. Cela peut être un code couleurs, un classement vertical, des checklists.

Définissez des rappels ou des échéances : Pour vous assurer de ne pas oublier les « 2 minutes d’Allen », définissez des rappels ou des échéances pour ces tâches. Cela vous aidera à rester organisé et à éviter de les laisser s’accumuler.

Adoptez une approche proactive : Ne laissez pas les tâches de moins de deux minutes s’accumuler. Dès que vous en identifiez une, agissez immédiatement pour la traiter une fois la tâche actuelle terminée et avant votre pause ou la prochaine tâche. A partir du moment où programmer ou lister cette tâche prend autant de temps que la réaliser, c’est en perdre deux fois plus.

 

En utilisant ces outils de gestion des tâches et en suivant ces conseils, vous pourrez mettre en pratique la méthode des « 2 minutes d’Allen » de manière efficace et optimiser votre productivité.

Etudes de cas

infographie traitant des 2 minutes d'Allen, qui part du postulat de traiter une tâche rapide immédiatement que de la programmer.

En reprenant la gestion de mes boîtes de courriel en septembre 2023, j’ai supprimé les notifications, qui incitent à aller les consulter tout le temps de cette longue journée. J’ai bloqué 15 minutes tous les matins pour les consulter, les lire. Quand un expéditeur de newsletter ne me convient plus (contenu répétitif, je suis arrivée à son niveau de connaissances via mes formations ou l’expérience, ou que je ne me sens plus alignée au niveau de nos valeurs), je me désabonne. Ca libère de cette obligation de lecture, mais cet infopreneur vous remercie indirectement. Il n’a plus à autant trier sa liste… J’y retourne en début d’après-midi pour seulement appliquer la méthode : si j’ai besoin de répondre rapidement ou dans un délai court à un courriel (devis, contrat à envoyer, confirmation de rdv, etc). Les newsletters attendront le lendemain matin. Certains indépendants ont rangé leur boite mail en trois dossiers : newsletters, emails importants qui attendent réponse fournie et détaillée, emails répondus et/ou urgents. Je n’ai pas ce volume, donc je reste sans classements.

Alex, un développeur logiciel. Alex a intégré la méthode des « 2 minutes d’Allen » dans sa routine de travail pour gérer efficacement les tâches de moindre importance. En utilisant des outils de gestion des tâches et en appliquant la règle des deux minutes, il a pu traiter rapidement les demandes de correction de bugs mineurs et résoudre les problèmes de code simples. En consacrant moins de temps à ces tâches mineures, Alex a pu se concentrer davantage sur des tâches plus complexes et stratégiques, améliorant ainsi son efficacité et sa productivité globale.

Ces exemples concrets illustrent les avantages et les résultats positifs obtenus grâce à l’application de la méthode des « 2 minutes d’Allen »:

  • Gestion du temps de manière plus efficace, communication fluide avec ses clients, gain en productivité, amélioration significative dans sa gestion des tâches, réduction de temps passé sur des tâches de moindre importance, concentration sur des projets à plus forte valeur ajoutée, optimisation, efficacité et atteinte des objectifs plus rapidement.
  • Coupler cette méthode avec une gestion de l’emploi du temps par blocs de tâches similaires, des méthodes comme Pomodoro, couper les sources de distraction, mais s’offrir des coupures vous boostent la productivité.

En suivant ces conseils pratiques et en utilisant les outils et applications recommandés , vous pourrez mettre en pratique la méthode des « 2 minutes d’Allen » de manière efficace et obtenir des résultats concrets dans la gestion des tâches quotidiennes. Ces principes peuvent être particulièrement utiles pour les indépendants pluripotentiels ou neuro-atypiques, leur permettant de gérer les tâches de moindre importance sans se disperser.

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